FP 30 - Prise de RDV automatisée

Doctolib, ça vous parle ? Voyons comment mettre en place, en quelques clics, une prise de RDV en ligne pour vos parents d’élèves …

👉 Prérequis : se connecter aux services Apps (cf. fiche pratique n°7, étapes 1 et 2).

1️⃣ Ouvrir l'application Sondages

Une fois identifié sur Apps, sélectionner l’onglet “Les Services” puis ouvrir l’application “Sondage”.

2️⃣ Créer un "sondage"

Dans l’application « Sondage », cliquer sur l’onglet “Créer”. Par défaut, l’option sondage est cochée. Sélectionner “Prise de rendez-vous”. Choisir un titre, écrire une description (facultatif) puis cocher l’option “rendre public”. Ne pas s’occuper de l’option « Groupes sondés ». Cliquer sur “Suivant”.

3️⃣ Paramétrer

Sélectionner la durée des RDV puis les dates souhaitées en cliquant sur les créneaux du calendrier. Ils s’ajouteront automatiquement. Pour supprimer un créneau, cliquer sur la poubelle. Vous pouvez naviguer dans le calendrier et passer aux semaines suivantes en cliquant sur les flèches blanches. Lorsque votre sélection est prête, cliquer sur “Suivant”.

4️⃣ Enregistrer

Une dernière fenêtre s’ouvre pour résumer et vérifier vos choix. Cliquer sur “Enregistrer”.

5️⃣ Activer

Lorsque la configuration est terminée, vous arrivez sur la page de gestion de votre « sondage ». Tant qu’il n’est pas actif, vous pouvez encore le modifier ou le supprimer. Pour le rendre accessible aux parents, il faut l’activer en cliquant sur l’œil. * 🟡 Jaune = désactivé (modification possible) * 🔵 Bleu = activé (modification impossible).

6️⃣ Diffuser

Lorsque votre sondage est activé, cliquer sur l’icône de copie du lien. Vous pouvez alors le coller où vous le souhaitez. C’est un lien compliqué alors, pour une communication papier, je vous conseille de créer un QR-Code (via Digicode par exemple) que vous pourrez insérer dans votre mot aux parents. Vous pouvez également utiliser un réducteur de lien (via Ouvaton par exemple).

7️⃣ Gérer

A partir de maintenant, toute personne en possession du lien pourra prendre RDV en sélectionnant un créneau et en indiquant son adresse mail. Après validation, ce créneau est bloqué.

⚠ Attention : certains parents ont tendance à cliquer sur le bouton « se connecter » (qui n’est pas nécessaire pour prendre RDV). Bien rappeler aux parents, qu’ils n’ont pas besoin de compte !

Chaque RDV sélectionné sera notifié sur votre adresse mail académique. Vous pourrez ensuite vous rendre sur la page de gestion de votre sondage (en cliquant sur le bouton « Ouvrir ») pour confirmer, annuler, modifier et consulter les RDV. Chaque opération enverra un mail automatique au parent concerné. Tous les RDV sont listés et indiquent le nom des personnes correspondantes.